Informationstechnisches Büromanagement – 5 Tipps, um die IHK-Prüfung Teil 1 zu rocken

Im Ausbildungsberuf Kaufmann für Büromanagement ist die Prüfung in zwei Segmente aufgesplittet. Teil 1 der IHK-Prüfung ist dabei das Segment 'Informationstechnisches Büromanagement'. Dieser erste Teil findet im Normalfall zur Mitte vom zweiten Ausbildungsjahr statt. In der Gesamtprüfung nimmt dieser Teil - Informationstechnisches Büromanagement - 25 Prozent deiner Endbenotung ein. Ja, ein Viertel klingt zuerst nicht viel. Aber wenn du den Part durch suboptimale Vorbereitung auf die Prüfung 'verreißt', schmälert das am Ende des Weges dein Gesamtergebnis und damit auch automatisch die Chancen, dich mit einer hervorragenden Abschlussnote für weiterführende Aufgaben zu qualifizieren.

Doch um was geht es genau in diesem ersten Teil der Prüfungt? Hierbei wird dein Wissen um die sogenannte 'Informationsverarbeitung' abgefragt und praktisch auf die Probe gestellt: die Büro- und Beschaffungsprozesse. Und wie werden sie in einem modernen Büro verarbeitet? Exakt richtig: mit Word und Excel. In den rund 120 Minuten der Prüfung werden deine Kenntnisse in diesem Segment auf Herz und Nieren geprüft.

Dabei sind die Aufgaben, die du zu bewältigen hast, so gehalten, dass sie extrem praxisorientiert sind. Das, was man abfragt, wird dir mit großer Wahrscheinlich so oder so ähnlich auch in deinem normalen Berufsleben begegnen, wenn du deine IHK-Prüfung zum Kaufmann für Büromanagement erfolgreich abgeschlossen hast. In Anlehnung an handwerkliche Berufe wird darum Informationstechnisches Büromanagement auch gerne als 'praktischer Prüfungsteil' bezeichnet. Quasi so, als müsste ein angehender Schlosser ein Werkstück feilen.

Die Aufgabenstellung, die du in deinem Prüfungssegment Informationstechnisches Büromanagement für deinen Beruf als Kaufmann / Kauffrau für Büromanagement zu bewältigen hast, ist immer recht ähnlich gehalten. Und das Wie wollen wir dir vorab aufzeigen, bevor wir an die Tipps gehen, die dir zum erfolgreichen Bestehen der Prüfung treue Dienste leisten werden.

Im Rahmen der Prüfungseinleitung wird dir einleitend vermittelt, was man von der erwartet. Dir wird beispielsweise mitgeteilt, welche Position im Unternehmen du bekleidest. Danach bekommst du die Dateien, die du zur Bearbeitung benötigst. Das können Word-Vorlagen sein, die zu Briefen 'umgeformt' werden müssen oder Excel-Tabellen, die in Teilen vorausgefüllt sind. Hier ist sehr wichtig, dass du dir die Datensammlungen genau anschaust - das wird dir bei der Prüfung weiterhelfen. Hast du die Daten, erhältst du weitere Anweisungen. Zum Beispiel die Schriftarten (Fonts) oder Schriftgrößen, mit denen du zu arbeiten hast. Auch Formatierungsregeln werden dir genannt. Und die darfst du nie aus den Augen verlieren und solltest sie am Ende der Prüfung gegenchecken! Das Ganze wird mit einer Situationsbeschreibung abgerundet.

Ist das erledigt, geht es an die Prüfungsaufgaben. Sie gliedern sich im Segment Informationstechnisches Büromanagement bei der IHK-Prüfung als Kaufmann für Büromanagement in Haupt- und Unteraufgaben. Tipp: Lass dich nicht von den Punktezahlen, die neben den Aufgaben vermerkt werden, nervös machen. Und du solltest dir die Aufgabenstellung genau durchlesen. Du musst erkennen, was ist der Catch - was erwartet und will man von dir. Hast du das erkannt, arbeitest du die Aufgaben - die normalerweise auf einander aufbauen - ab. Du kannst also nicht, wie du das vielleicht aus der Schule kennst, zuerst die Parts erledigen, die dir am besten liegen. Die Reihenfolge hat schon ihren Sinn.

Nachdem du nun weißt, was erwartet dich in diesem Prüfungsteil I für deinen Job als Kauffrau für Büromanagement, geht es nun an die effiziente Prüfungsvorbereitung. Dabei ist es keine Schande - ganz im Gegenteil - wenn du dich diverser Hilfsmittel bedienst. Die findest du zum Beispiel auf der Seite der IHK als kostenlosen Download. Oder auf kostenpflichtigen Downloadseiten. Nur wenn du gut abschneiden willst, dann lohnt es sich, den einen oder anderen Euro in die Hand zu nehmen.

Es gibt in diesem Bereich der Prüfungsvorbereitung Informationstechnisches Büromanagement so gut wie nichts, was es nicht vorgefertigt gibt. Kalkulationstabellen, Briefbögen, Grafiken, unterschiedlichste Anschreiben und so weiter sind in Massen verfügbar. Diese kannst du hier direkt von der IHK downloaden. Warum sind das Wissen und die Kenntnis dieser Dinge wichtig für dich? Du vermeidest böse Überraschungen in der Prüfung Teil 1. Die Devise 'Mut zur Lücke' kann hierbei schwer nach hinten losgehen. Je mehr Vorlagen und Beispieltabellen du gesehen hast, desto leichter fällt es dir, diese in der Prüfung zu 'reproduzieren'.

Jedes Programm, mit dem du in diesem Prüfungsbereich arbeiten musst, hat seine Feinheiten, Shortcuts, Funktionen, Befehle und besonderen Anwendungen. Hast du diese Feinheiten parat - quasi auf Knopfdruck - wird dich die Prüfung nicht ins Schleudern bringen. Musst du hier jedoch erst lange nachdenken oder bist du ahnungslos, verstreichen die 120 Minuten, die dir an Zeit für die Prüfungsbewältigung bleiben, wie im Flug. Und du hast am Ende Zeitnot, die Prüfung vollständig zu beenden. Hier geht es darum um klar strukturiertes Auswendiglernen. Hier findest du alle wichtigen Funktionen, Formen usw.

Ja, es geht in diesem Prüfungsabschnitt darum, deine praktischen Kenntnisse im sicheren Umgang mit Excel und Word abzufragen. Doch was ist, wenn diese Programme nicht zu deinen Favoriten gehören? Dann musst du dir das Wissen vor der Prüfung aneignen. Unbedingt.

Doch wie ist das problemlos und schnell möglich? 'Tutorials' sind das Zauberwort, wie die vom Youtuber Tatakaus. Es gibt webweit zahllose Tutorials, die dir diese wichtigen Programme nicht nur näher bringen, sondern die dir dabei helfen, sie im Schlaf zu beherrschen. Du musst sie beherrschen, nicht sie dich! Schau dir die Tutorials an - mehrfach.

Und versuche auch umgehend, das Erlernte oder Vorgemachte an deinem Rechner umzusetzen. Schritt für Schritt wirst du an die Aufgaben herangeführt, lernst neue Shortcuts, Funktionstasten usw., mit deren Beherrschung du den Prüfern zeigst, du hast es drauf und du rockst die Programme.

Die IHK hält in allen kaufmännischen Bereichen Musteraufgaben zur Prüfung vor. Natürlich gilt das auch für Informationstechnisches Büromanagement in der Ausbildung zum Kaufmann  für Büromanagement. Die sind kostenlos downloadbar und im Normalfall Prüfungsaufgaben der vergangenen Jahre.

Warum ist der Download dieser Musteraufgaben so wichtig für dich? Ganz einfach: Du bekommst so ein Gefühl für die Aufgabenstellung und ein Feeling, wie dein Timing in der Prüfung aussehen muss.

Präzise arbeiten - das aber unter Zeitdruck. Je mehr Musteraufgaben du erledigst, desto besser wirst du dich in die Problemstellungen eingrooven. Du erkennst mit irgendwann sehr schnell, was erwartet man von dir und wie gehst du effizient an die Aufgabenstellung. Das Lösen geht dir in Fleisch und Blut über. Und das ist es, um was es bei der Prüfungsvorbereitung für das Segment Informationstechnisches Büromanagement geht.

Das Angebot an Hilfsmittel, damit du dein Prüfungssegment Informationstechnisches Büromanagement im Zuge der Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement wirklich mit Bravour erledigst ist extrem breit gefächert. Bücher*,  Videos, Lernmappen, Lernkarten, Beispiel-Mindmaps, Webinare, Musteraufgaben vergangener Prüfungsjahrgänge und und und. Nichts ist unmöglich.

Und wie bereits erwähnt: Es geht um deinen beruflichen Erfolg, deinen beruflichen Werdegang. Da darfst du schon einmal einige Euro vom Ausbildungsgehalt in deine Prüfungsvorbereitung stecken. Am Ende des Weges zahlt es sich in Euro und Cent aus - nämlich dann, wenn du die Prüfung mit Bravour absolvierst und dein Einstiegsgehalt entsprechend hoch angesiedelt ist.

Viel Erfolg!