Rechnung einfach erklärt – Was du als Prüfling und Selbständiger wissen solltest

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Rechnung einfach erklärt - Was du als Prüfling und Selbständiger wissen solltest

Wusstest du, dass schon um das Jahr 1000 im Althochdeutschen Bezeichnungen wie "rehhanunga" oder "réchenungo" entstanden sind, aus denen sich später das moderne Wort Rechnung entwickelt hat? Noch heute ist dieses Dokument, mit dem Lieferungen oder Leistungen abgerechnet werden von großer praktischer Bedeutung im gesamten Geschäftsverkehr.

Rechnungen erscheinen uns dabei oft so alltäglich, dass wir uns kaum vertiefte Gedanken dazu machen. Wer muss eine Rechnung erstellen? Wie hat diese auszusehen? Warum kommt man regelmäßig beim Brötchenkauf nur einen vereinfachten Beleg ausgehändigt? Was unterscheidet Rechnungen von Lieferscheinen?

Sehr wichtige Fragen, die für dich prüfungsrelevant sein können und die jeder Selbständige auch in der praktischen Anwendung beantworten können sollte.

Was sind Rechnungen und was unterscheidet sie von Lieferscheinen?

Im Bereich der Logistik ist die Rechnung wie der Lieferschein ein sogenanntes Waren-Begleitpapier. Waren-Begleitpapiere liegen Warenlieferungen in Papierform bei. Während Lieferscheine ohne rechtliche Verpflichtung auf freiwilliger Basis erstellt werden, bestehen für die Erstellung von Rechnungen Pflichten.

Der Lieferschein wird zur Kontrolle und Übersicht erstellt. Mit ihm wird auch der Empfang von Waren und Dienstleistungen bestätigt.

Mit der Rechnung verbunden sind wichtige buchhalterische Vorgänge wie die Kontierung, Verbuchung und Archivierung von geschäftlichen Vorgängen. Das macht Rechnungen nicht nur betriebswirtschaftlich interessant. Die gesetzlichen Grundlagen für Rechnungen finden sich vor allem im Steuerrecht, weil unter anderem der Ausweis der Umsatzsteuer an eine ordnungsgemäße Rechnungslegung gebunden ist.

Wie wir sehen werden, findet sich deshalb die maßgebliche gesetzliche Verpflichtung zur Erstellung einer Rechnung im Umsatzsteuergesetz. Hier werden auch bestimmte Pflichtangaben festgelegt, die ordnungsgemäße Rechnungen enthalten müssen. Daneben nimmt das Handelsgesetzbuch beispielsweise in § 239 HGB bei den Grundlagen der Führung von Handelsbüchern Bezug auf Rechnungen, die zu den für die Buchhaltung relevanten Aufzeichnungen zählen.

Auf den Punkt gebracht ist eine Rechnung ein Abrechnungsbeleg in Dokumentenform.

Rechnungen sind auf Papier oder mit Zustimmung des Rechnungsempfängers elektronisch zu übermitteln. Es kommt bei der Bewertung eines Dokuments als Rechnung nicht darauf an, wie dieses Dokument bezeichnet wird. Der Rechnungsaussteller hat bei der Rechnung

  • die Echtheit ihrer Herkunft
  • die Unversehrtheit ihres Inhalts
  • die Lesbarkeit

zu gewährleisten.

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Wer muss wann eine Rechnung erstellen?

Wenn es um die Pflicht zur Rechnungsstellung geht, sind zwei Bereiche zu unterscheiden:

§ 14 Abs. 2 Satz 1 Nummer 2 Satz 2 UStG verpflichtet Unternehmer/Kaufleute bei Lieferungen und Leistungen untereinander immer zur Erstellung von Rechnungen. Du weißt bestimmt bereits, dass man dieses Geschäftssegment als B2B-Bereich bezeichnet (Business-to-Business).

Dagegen ist bei Geschäften zwischen Unternehmern und Privatleuten eine Verpflichtung zur Erstellung von Rechnungen nur im Grundstücksrecht und auf Verlangen des Verbrauchers gegeben. Hier geht es um das B2C-Segment (Business-to-Consumer).

Unternehmer dürfen sich im B2B-Bereich nicht unendlich Zeit dafür nehmen, eine Rechnung zu erstellen. Vielmehr haben sie diese innerhalb von 6 Monaten nach Ausführung der Lieferung/Leistung zu erstellen.

Unternehmern gleichgestellt werden hier auf der Seite des Leistungsempfängers juristische Personen ohne Unternehmereigenschaft. Wichtig ist, dass die zeitliche Befristung auch für Gutschriften gilt. Gutschriften werden umsatzsteuerrechtlich als umgekehrte Rechnungen betrachtet. Die verspätete oder unterbliebene Ausstellung von Rechnungen ist bußgeldbewehrt.

Welche Pflichtangaben müssen Rechnungen enthalten?

Nach § 14 Absatz 4 muss eine Rechnung folgende Angaben enthalten:

  • den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Leistenden sowie des Leistungsempfängers
  • die dem Leistenden erteilte Steuernummer, beziehungsweise seine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • das Ausstellungsdatum der Rechnung
  • die Rechnungsnummer (Dabei geht es um eine fortlaufende Nummer, die der Aussteller einmalig vergibt, um das Rechnungsdokument identifizieren zu können.)
  • Menge /Art der Lieferungen oder Umfang/Art der sonstigen Leistung
  • Zeitpunkt von Lieferung oder sonstiger Leistung
  • das nach Steuersätzen/Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung/sonstige Leistung (Hier sind auch im Voraus vereinbarte Minderungen wie Rabatte und Skonti zu erfassen, die nicht im Entgelt enthalten sind.)
  • den anzuwendenden Steuersatz/die anzuwendende Steuerbefreiung
  • einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers bei Grundstückgeschäften
  • gemäß Absatz 2 Satz 2 die Angabe "Gutschrift"

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Was gilt bei Rechnungen für Kleinbeträge?

Für Rechnungen bis 250 EUR sieht die Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung Vereinfachungen bei den Pflichtangaben vor. Diese Rechnungen müssen folgende Angaben enthalten:

  • Namen und die Anschrift des Leistenden (vollständig)
  • Ausstellungsdatum
  • Menge/Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang/Art der sonstigen Leistung
  • Entgelt und das und den darauf entfallenden Steuerbetrag in einer Summe einschließlich des anzuwendenden Steuersatzes.

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Weitere interessante Fragen und Anmerkungen zum Thema Rechnung

Manchmal resultieren aus dem Alltagsgebrauch von Rechnungen Annahmen und Ideen, die nicht immer zutreffend sein müssen. Hier kann es sich lohnen, noch einmal genauer hinzuschauen. Außerdem kannst du anhand dieses letzten Abschnitts überprüfen, ob du das Thema Rechnungen gut und im Detail verstanden hast.

Muss eine Rechnung unterschrieben sein?

Nein, Rechnungen sind auch ohne Unterschrift gültig. Es sind digitale/elektronische Rechnungen erlaubt. Allerdings muss der Rechnungsaussteller dafür Sorge tragen, dass die Echtheit der Rechnung gewährleistet ist. Bei diesem Punkt geht es um die Herkunft einer Rechnung. Für elektronische, digitale Rechnungen hat sich hier das PDF-Format durchgesetzt.

Bezieht sich die 250 EUR-Grenze bei Kleinbeträgen auf den Brutto- oder den Nettowert?

Sie bezieht sich auf den Bruttowert. Es geht um den Nettowert einschließlich Umsatzsteuer.

Gilt die Kleinbetragsregelung für Rechnungen auch, wenn ein Unternehmer mehrere Rechnungen ausstellt, die jeweils unter 250 EUR liegen und sich aber auf einen einheitlichen geschäftlichen Vorgang beziehen?

Nein, in diesem Fall darf die Kleinbetragsregelung nicht angewendet werden.

Unternehmer U möchte seine Rechnungen zukünftig in der lateinischen Sprache ausstellen. Darf er das?

Nein, das darf er nicht. Rechnungen müssen grundsätzlich in einer lebenden Sprache erstellt werden.

Mit welchem maßgeblichen Grundsatz der Buchhaltung ist die Rechnung als Beleg unter anderen verbunden?

Rechnungen belegen geschäftliche Vorteile. In der Buchhaltung gilt der Grundsatz "keine Buchung ohne Beleg". Für buchhalterische Vorgänge sind Rechnungen unverzichtbare Belege.

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