Fachgespräch – Wahlqualifikation Assistenz und Sekretariat


Was dich beim Fachgespräch Wahlqualifikation Assistenz und Sekretariat erwartet

Eine Besonderheit, die eine Ausbildung Kaufmann / Kauffrau für Büromanagement mit sich bringt, ist die Möglichkeit, sich für ein Fachgebiet zu spezialisieren. Nach dem Fachgespräch Kaufmann / Kauffrau für Büromanagement in der Wahlqualifikation Assistenz und Sekretariat bist du zur Erledigung eines reibungslosen Büroablaufs qualifiziert und kannst im Job als ausgebildete Fachkraft sofort loslegen. Alles über den Ablauf des Fachgespräches erfährst du hier.

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Was genau ist das Fachgespräch Kaufmann / Kauffrau für Büromanagement?

Beim Fachgespräch Kaufmann / Kauffrau für Büromanagement handelt es sich um eine mündliche Prüfung, die dich nach der schriftlichen Abschlussprüfung erwartet.

Von der IHK werden dir zwei unterschiedliche Formate zur Auswahl bereitgestellt: die Report-Variante oder die klassische Variante. Eine Mischung ist nicht möglich. Bei der Report-Variante wählt der Prüfungsausschuss einen Report aus, der die Grundlage für dein Fachgespräch ist. Du weißt jedoch vorher nicht, für welchen Report sich dein Prüfungsausschuss entschieden hat. Das erfährst du erst am Prüfungstag deiner mündlichen Prüfung.

Die zweite Möglichkeit für dein Fachgespräch Kaufmann / Kauffrau für Büromanagement in der Wahlqualifikation Assistenz und Sekretariat ist die klassische Variante, bei der du zwei Prüfungs-Aufgaben der gleichen Wahlqualifikation gestellt bekommst. Du wählst eine und löst sie innerhalb von zwanzig Minuten.

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Der Ablauf: Fachgespräch Wahlqualifikation Assistenz und Sekretariat

Mit Erhalt der schriftlichen Einladung von der für dich zuständigen IHK kannst du zur mündlichen Abschlussprüfung bzw. zum Fachgespräch antreten. In den meisten Fällen erhältst du den Termin zum Fachgespräch etwa sechs bis acht Wochen nach der erfolgreichen Absolvierung deiner schriftlichen Prüfung. In der schriftlichen Einladung steht der genaue Prüfungstermin und der Prüfungsort.

Also bitte keine Panik! Du bekommst die Einladung rechtzeitig. Denke bitte an deinen Personalausweis, den die Prüfer für die Überprüfung deiner Personalien brauchen.

Das Fachgespräch dauert maximal 20 Minuten. Davor wird dir bei der klassischen Variante eine Vorbereitungszeit von 20 Minuten gewährt. Mach dir in dieser Zeit stichpunktartige Notizen über die gestellte Aufgabe, um deine Ergebnisse überzeugend vor dem Prüfungsausschuss präsentieren zu können. Für lange Romane ist keine Zeit.

Beim Report geht es sofort ans Eingemachte. Du hast KEINE Vorbereitungszeit. Der Prüfungsausschuss teilt dir am Prüfungstag mit, für welchen Report (hier bekommst du einen kostenfreien Muster-Report) sie sich entschieden haben. Du beginnst das Prüfungsgespräch mit einer maximal 5-minütigen Einleitung. Tipp: Stelle dich kurz persönlich vor (schreibe dazu eine DIN-A4-Seite mit deiner Vorstellung und studiere sie ein). So wirkst du sympathischer und du kommst besser "rein".

Nach dem Prüfungsgespräch wartest du vor der Tür, während sich der Prüfungsausschuss berät. Anschließend erfährst du dein Ergebnis: bestanden oder nicht? Je nach Prüfungsausschuss bekommst du auch die Note bzw. die Punkte. Einen Beleg bekommst du sofort mit an die Hand. Diesen legt du deinem Ausbildungsbetrieb vor.

Deine IHK-Prüfungsurkunde bekommst du ca. zwei Wochen später direkt zu dir nach Hause oder in den Betrieb geschickt. Das kommt auf die Geflogenheiten deiner IHK an. Wenn du es genau wissen möchtest, frage dort nach.

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Die perfekte Vorbereitung auf dein Fachgespräch Wahlqualifikation Assistenz und Sekretariat

Beim Fachgespräch Kaufmann / Kauffrau für Büromanagement in der Wahlqualifikation Assistenz und Sekretariat musst du grundsätzlich alle Fähigkeiten und Kenntnisse vorweisen können, die du laut Lehrplan deiner Ausbildung können solltest. Welche Themen sind das genau? Hier findest du die Antwort.

Grundsätzlich besteht der Prüfungsstoff der Wahlqualifikation Assistenz und Sekretariat aus den Themenbereichen Sekretariatsführung, Organisation von Veranstaltungen und Reisen sowie der Korrespondenzbearbeitung und der Terminkoordination. Darüber hinaus solltest du alles über die Verwaltungsorganisation, die Verwaltungstechnik im Büro und das Reisekostenrecht wissen sowie in der praktischen Umsetzung überzeugen können. Eine Mindmap mit den häufigsten Prüfungsthemen kannst du hier anfordern.

Wenn du die schriftliche Abschlussprüfung, die aus den Prüfungsbereichen "Informationstechnisches Büromanagement", "Kundenbeziehungsprozesse" und "Wirtschafts- und Sozialkunde" erfolgreich absolviert hast und dein erlerntes Wissen mit deinen praktischen Erfahrungen im Büro verknüpfen kannst, wirst du das Fachgespräch mit Traum-Noten rocken!

Wenn ich dir nur einen Tipp geben dürfte, wäre es dieser: Simuliere dein Fachgespräch so oft wie möglich! Das geht auch in deiner Vorstellung. Stelle dir die Fragen vor und antworte LAUT, wie in der mündlichen Prüfung. Das gibt dir enorm viel Selbstsicherheit. Und DAS wird dir mit hoher Wahrscheinlich zu einer besseren Note verhelfen.