Wahlqualifikation Auftragssteuerung und -koordination – Was kommt in der mündlichen Prüfung auf Dich zu?


In diesem Erklär-Video erkläre ich dir, welche Prüfungsthemen und -fragen in der Wahlqualifikation Auftragssteuerung und -kontrolle möglich sind.

Wahlqualifikation Auftragssteuerung und -koordination - Was kommt in der mündlichen Prüfung auf Dich zu?

In deiner Ausbildung zum Kaufmann für Büromanagement hast du dich unter den 10 möglichen Wahlqualifikationen für 2 entschieden. Dabei ist deine Wahl auch auf die Wahlqualifikation Auftragssteuerung und -koordination gefallen. Ich stelle dir in diesem Beitrag die Wahlqualifikation Auftragssteuerung und -koordination, die Prüfungsinhalte und den möglichen Ablauf des Fachgespräches in der Wahlqualifikation vor.

Auftragssteuerung und -koordination - das ist wichtig für dich

Mit der Wahlqualifikation Auftragssteuerung und -koordination in deiner Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement deckst du zukünftig einen besonders interessanten Bereich ab: Du kümmerst Dich um alles, was mit Aufträgen zu tun hat. Aufträge bedeuten Umsatz für das Unternehmen. Damit wirst du zu einem gefragten Experten als Kauffrau für Büromanagement und hast mit verschiedenen Abteilungen im Betrieb zu tun.

Die Wahlqualifikation Auftragssteuerung und -koordination passt für dich, wenn du ein Händchen für die Auftragsabwicklung hast. Hier sind kaufmännisches Geschick und die Freude am Umgang mit Kunden sowie Geschäftspartnern besonders gefragt.

Du bist mit dieser Qualifikation darauf spezialisiert, Aufträge zu betreuen. Als angehender Kaufmann für Büromanagement wirst du in der Lage sein, Aufträge

  • zu initiieren.
  • abzuschließen,
  • abzuwickeln,
  • nachzubereiten.

Auf den Punkt gebracht: Du verstehst dich mit der Wahlqualifikation Auftragssteuerung und -koordination darauf,

  • Kunden zu akquirieren und zu betreuen,
  • neue Auftragsgebiete zu erschließen,
  • Aufträge organisatorisch zu betreuen und die Durchführung zu kontrollieren,
  • Auftragsbearbeitungen auszuwerten und aus den Auswertungen Schlüsse für die weitere Arbeit zu ziehen,
  • Kontakte zum Außendienst zu halten.

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Kaufmann für Büromanagement: Die Wahlqualifikation Auftragssteuerung und -koordination genauer betrachtet

Diese Wahlqualifikation ist relativ offen formuliert. Sie kann daher für alle Unternehmen passend gemacht werden, die vertieft mit der Auftragsbearbeitung zu tun haben. Hier ist ein breites Aufgabenfeld für dich als Kauffrau für Büromanagement gegeben.

Inhaltlich geht es in der Wahlqualifikation Auftragssteuerung und -koordination um diese Ausbildungsaspekte:

Mit der Wahlqualifikation Auftragssteuerung und -koordination kennst du dich mit den Aufträgen in deinem Betrieb bestens aus. Du entwickelst für einzelne Kontakte kundenspezifische Angebote. Du stimmst Ressourcen organisatorisch und zeitlich ab. Du kalkulierst die einzelnen Aufträge und dokumentierst sie.

Sehr wichtig ist bei der Auftragssteuerung und-Koordination die Kundenzufriedenheit. Hier gehört es zu deinen Aufgaben, Maßnahmen für die Kundenbindung zu entwickeln. Du überlegst dir auch weitere Service Leistungen. Beispielsweise entwickelst du Schulungstätigkeiten, Wartungsaufträge und Lieferservice-Leistungen für die Kunden.

Besonders vertraut werden sollten dir für die Wahlqualifikation Auftragssteuerung und -koordination die folgenden Tätigkeiten und Bereiche:

  • Analyse von Kundenpotentialen
  • Zusammenarbeit mit Außendienstmitarbeitern
  • Planung der Auftragsdurchführung
  • Projektplanung für einzelne Aufträge
  • Analyse der Kundenbedürfnisse
  • Maßnahmen zur Steigerung der Kundenbindung zum Beispiel durch Kommunikation mit Kunden (Social Media)
  • Verbesserungen für die Kundenzufriedenheit entwickeln
  • Kalkulationen entwickeln und überwachen

Du nimmst mit der Wahlqualifikation Auftragssteuerung und -koordination als Kauffrau für Büromanagement direkt auf den Ertrag des Unternehmens Einfluss. Aufträge sind für die meisten Unternehmen das Herzstück der Umsatzentwicklung. Du bist dabei als Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement auch in der Lage, Analysen zur Kundensituation in Berichte zu fassen.

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Mit diesen persönlichen Eigenschaften punktest du bei der Wahlqualifikation Auftragssteuerung und -koordination besonders:

Diese Wahlqualifikation hat eine kreative Komponente. In den Bereichen Kundenzufriedenheit und Kundenbindung ist deine Fantasie gefragt. Du solltest besonders belastbar sein. Die Durchführung von Aufträgen kann fordernd und anspruchsvoll sein. Manchmal sind Kunden nicht leicht zufriedenzustellen. Hier kommt es dir zugute, wenn du geschickt und einfühlsam mit anderen Menschen umgehen kannst.

Analytisches Denken ist in diesem Bereich ebenso von Vorteil. Du solltest schnell auf unerwartete Entwicklungen reagieren können. Organisatorisches Geschick ist gefragt. Es ist eine anspruchsvolle Aufgabe, einen Auftrag vollständig zu kalkulieren und zu planen. Das gilt insbesondere auch in zeitlicher Hinsicht. Viele Kunden erwarten heute eine zeitlich punktgenaue Lieferung von Produkten und Dienstleistungen.

Das Fachgespräch in der Wahlqualifikation Auftragssteuerung und -koordination

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Nachdem du die schriftliche Prüfung zum Kaufmann für Büromanagement hinter dir hast, erwartet dich das Fachgespräch. In der Anmeldung dazu hast du eine Entscheidung für eine der beiden möglichen Varianten für das fallbezogene Fachgespräch in der Wahlqualifikation Auftragssteuerung und -koordination getroffen. Hier konntest du entweder die Reportvariante oder die klassische Variante wählen. Bei beiden Alternativen steht eine Fachaufgabe zur Wahlqualifikation Auftragssteuerung und -koordination an.

Schau dir im Folgenden ein Beispiel für eine Fachaufgabe in der Wahlqualifikation Auftragssteuerung und -koordination an:

Du arbeitest in einem IT-Unternehmen. Dein Betrieb bietet sowohl technisches IT-Komponenten und technisches Zubehör an als auch Dienstleistungen. Die Kunden können sich beispielsweise in deinem Betrieb aus verschiedenen technischen Komponenten einen sehr hochwertigen PC zusammenstellen lassen. Der Betrieb hat sich insbesondere auf die IT-Unterstützung von kleineren und mittleren Unternehmen und hier speziell auf die Betreuung von Rechtsanwalts- und Steuerbüros spezialisiert.

Aus der Sicht der Betriebsleitung ist die Kundenbindung bisher noch nicht zufriedenstellend gelöst. Viele der Kunden kaufen zwar entsprechende technische Komponenten, sind dann aber nicht länger an weiteren Dienstleistungen interessiert. Du erhältst die Aufgabe, einen Plan für eine gesteigerte Kundenbindung zu entwickeln.

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Dabei beginnst du mit 20 Kunden, die in den letzten drei Monaten technische Komponenten in deinem Betrieb erworben haben. Du entwickelst insbesondere Möglichkeiten zur neuerlichen Kontaktaufnahme mit den Kunden. Dabei bietest du Wartungsverträge und auch externe IT-Administration für die Kunden an. Dabei geht es außerdem um die mögliche Betreuung spezieller Anwalts- und Steuersoftware.

Dein Maßnahmenplan reicht dabei von Anrufen bei den Kunden bis hin zu persönlichen Besuchen, um einen weiteren Kontakt zunächst einmal zu initiieren. Du kalkulierst Preise für Wartungs- und weitere Serviceleistungen.

Du schlägst der Geschäftsleitung vor, zukünftig auch eine besonders beliebte Anwaltssoftware in Lizenz den Kunden anbieten zu können. Dafür hast du Informationen von dem Anbieter der Software eingeholt und kannst Aussagen zu den Kosten und Bedingungen von Vertragsgestaltungen treffen.

Am Ende stellst du Werkzeuge vor, um deine Kontaktbemühungen zu analysieren und zu dokumentieren. Das macht eine Bewertung des Erfolges deiner Vorschläge möglich.

Du stellst bei der Bearbeitung dieser Entwicklungsaufgabe als Kauffrau für Büromanagement folgende Kompetenzen und Kenntnisse unter Beweis:

  • Du kannst eine Auftragssituationen analysieren,
  • Du bist in der Lage, Kundenbedürfnisse zu bewerten und daraus entsprechende Maßnahmen zu entwickeln,
  • Du siehst Möglichkeiten, den Kontakt zu Kunden zu intensivieren,
  • Du kannst inhaltlich neue Auftragsbereiche erschließen,
  • Du kannst die Maßnahmen zur Steigerung der Kundenzufriedenheit dokumentieren und auch bewerten.

Original-getreue Muster-Prüfungs-Aufgabe mit Schritt-für-Schritt-Erklärungen

Es kommt bei der Bewältigung der Fachaufgabe im Fachgespräch zum Kaufmann für Büromanagement deinen Prüfern vor allem auf diese Punkte an:

  • Du gehst systematisch an die Aufgabe heran,
  • Du kannst Maßnahmen im Bereich der Auftragssteuerung und -koordination zeitlich und im Hinblick auf die Ressourcen planen,
  • Du kannst deinen Maßnahmenplan in einzelne Schritte zerlegen und diese einzelnen Schritte genau definieren,
  • Du hast kreative Ideen für die Steigerung der Kundenzufriedenheit,
  • Du kannst den Erfolg von Maßnahmen dokumentieren.

Alle diese Faktoren sind sowohl für die Report-Variante als auch für die klassische Variante wichtig.

Solltest du die Reportvariante gewählt haben, befragen dich die Prüfer zu deinem vorher erstellten Report. Ebenso sind Fragen zur zugrunde liegenden Wahlqualifikation möglich. Ist deine Wahl auf die klassische Variante gefallen, nutzt du die Vorbereitungszeit von 20 Minuten, um einen Lösungsweg für die Fachaufgabe zu skizzieren. Auch dazu wirst du von der Prüfungskommission befragt. In dem Fachgespräch bekommst du 5 Minuten Zeit, um deine Lösung für die Aufgabe zu erläutern. Danach folgen noch etwa 15 Minuten lang weitere Fragen der Prüfer.

Ich wünsche dir viel Erfolg! Mein Tipp: Im kostenlosen E-Mail-Kurs bekommst du Antwort zu vielen Fragen zum Fachgespräch. Ein Blick lohnt sich.