Kaufmann & Kauffrau für Büromanagement – Deine Abschlussprüfung vor der IHK


Die Abschlussprüfung zu deiner Ausbildung als Kaufmann / Kauffrau für Büromanagement legst du in "gestreckter" Form ab. In der Mitte des 2. Ausbildungsjahres findet am PC der Prüfungsteil zum Informationstechnischen Büromanagement statt. Zum Ende deiner Ausbildung folgen die schriftlichen Prüfungen in den Fächern Kundenbeziehungsprozesse, Wirtschafts- und Sozialkunde sowie das Fachgespräch zu deiner Wahlqualifikation.

Die Abschlussprüfung Informationstechnisches Büromanagement

Den ersten Teil der IHK-Prüfung wirst du nach 18 Monaten ablegen. Die Prüfung umfasst die für die ersten 15 Monate der Ausbildung vorgesehenen Inhalte. Das Ergebnis dieses Prüfungsteils geht zu 25 % in das Gesamtresultat der Abschlussprüfung ein.
In maximal 120 Minuten wirst du am Computer Aufgaben bearbeiten, die für den Beruf Kaufmann / Kauffrau für Büromanagement typisch sind. Du sollst anhand dieser Aufgaben nachweisen, dass du

  • Büro- und Beschaffungsprozesse organisieren und kundenorientiert arbeiten kannst,
  • mit Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulations-Software recherchieren, dokumentieren und kalkulieren kannst.

Als Hilfsmittel darfst du ein unkommentiertes Rechtschreibwörterbuch in gedruckter Form und eine unkommentierte Ausgabe der DIN 5008 benutzen. Der Taschenrechner ist als Hilfsmittel ausdrücklich untersagt.

Typische Aufgaben aus der Abschlussprüfung Informationstechnischen Büromanagement

In der Prüfung am Computer bearbeitest du einen realitätsnahen Vorgang aus dem Arbeitsalltag als Kaufmann / Kauffrau für Büromanagement. Das könnte zum Beispiel die Erledigung aller Arbeiten sein, die sich aus der folgenden Situation ergeben:

Du erhältst als Sachbearbeiter bzw. Sachbearbeiterin im Einkauf von deinem Vorgesetzten die Mitteilung, dass der Lieferant für eine bestimmte Artikelgruppe ausfällt. Du sollst die Auswahl eines neuen Lieferanten vorbereiten. In diesem Zusammenhang musst du

  • in einem Textverarbeitungsdokument ein Online-Formular für interne Mitteilungen erstellen.
  • Mit dem Tabellenkalkulationsprogramm aus dem vorliegenden Tabellenblatt "Meldebestand" für die Artikel, bei denen der Meldebestand erreicht ist, die zu bestellende Menge mit Hilfe einer Funktion ausweisen und das Tabellenblatt um ein Säulendiagramm mit den Meldebeständen und den aktuellen Beständen ergänzen.
  • Anhand einer Kalkulationstabelle Angebote für die Artikel der Gruppe vergleichen.
  • Die Ergebnisse des Angebotsvergleichs an deinen Vorgesetzten als interne Mitteilung weiterleiten.
  • Die Artikel bei dem Lieferanten, für den dein Chef sich entschieden hat, bestellen.

Zu vielen Aufgabeteilen erhältst du Musterdateien, an denen du dich orientieren kannst.

Der Ablauf der schriftlichen Prüfung Kundenbeziehungsprozesse + Wirtschafts- und Sozialkunde

Der erste Teil der schriftlichen Abschlussprüfung beschäftigt sich mit Kundenbeziehungsprozessen. Du beantwortest Fragen zu komplexen berufstypischen Arbeitsaufträgen - teils durch selbst formulierte Antworten, teils im Multiple-Choice-Verfahren. Für alle Fragen hast du insgesamt 150 Minuten Zeit. Dieser Teil der Abschlussprüfung wird mit 30 % gewichtet.
Der zweite Teil der schriftlichen Prüfung befasst sich mit dem Fach Wirtschafts- und Sozialkunde. Du bearbeitest in maximal 60 Minuten fallbezogene Aufgaben zu gesellschaftlichen und wirtschaftlichen Zusammenhängen in der Berufs- und Arbeitswelt im Multiple-Choice-Verfahren. Das Ergebnis dieses Prüfungsteils geht mit 10 % in das Gesamtergebnis der Abschlussprüfung ein.

Typische Aufgaben Kundenbeziehungsprozessen + Wirtschafts- und Sozialkunde

So könnte eine Aufgabe in der schriftlichen Prüfun aussehen: Du arbeitest in der Bestellannahme eines Callcenters. Dein Chef legt dir Aussagen von Mitarbeitern aus Kundengesprächen vor und bittet Dich um Verbesserungsvorschläge. Insgesamt musst du zu drei Aussagen eine kundenorientierte Alternative formulieren. Eine andere Aufgabe wäre die Vorbereitung einer Befragung zur Ermittelung der Kundenzufriedenheit.

In diesem Teil der Prüfung erwarten dich auch personalbezogene Aufgaben wie beispielsweise die Formulierung einer Stellenanzeige und Aufgaben aus dem Rechnungswesen. So könnte zum Beispiel die Kontierung einer Eingangsrechnung oder die Vervollständigung eines Betriebsabrechnungsbogens auf dich zukommen.

Eine typische Prüfungsaufgabe zur Wirtschafts- und Sozialkunde könnten die Erarbeitung von Verbesserungsvorschlägen zu Geschäftsprozessen sein. So wirst du beispielsweise aufgefordert, die Schritte zur Erarbeitung von Verbesserungsvorschlägen zur Reklamationsbearbeitung in die richtige Reihenfolge bringen.

Die Fachaufgabe zur Wahlqualifikation als letzter Teil der Abschlussprüfung

Hast du alle Teile der Abschlussprüfung erfolgreich absolviert, wirst du zu einem Fachgespräch mit den Mitgliedern des Prüfungsausschusses eingeladen. In dem Gespräch sollst du anhand eines Fallbeispiels nachweisen, dass du

  • berufstypische Aufgabenstellungen erfassen kannst
  • in der Lage bist, Lösungswege zu Problemen zu entwickeln, zu begründen und zu reflektieren
  • dass du kunden- und serviceorientiert handeln kannst
  • in der Lage bist, Aufgaben aus dem betrieblichen Alltag zu planen, durchzuführen und auszuwerten.

Für die Vorbereitung der Fachaufgabe stehen zwei Wege, die klassische Variante und die Reportvariante, zur Verfügung:

Bei der klassischen Variante bekommst du am Tag der Prüfung vom Prüfungsausschuss zwei Aufgaben zur Auswahl vorgelegt. Für die Vorbereitung auf die Aufgabe deiner Wahl hast du 20 Minuten Zeit.

Bei der Reportvariante erstellst du vor der Prüfung im Ausbildungsbetrieb für jede der festgelegten Wahlqualifikationen einen maximal dreiseitigen Report. Der Prüfungsausschuss wählt einen Report aus und legt ihn dir zu dem Fachgespräch vor. Die Vorbereitungszeit am Prüfungstag entfällt bei dieser Variante.

Das Gespräch wird höchstens 20 Minuten in Anspruch nehmen. Dieser Teil der Abschlussprüfung geht mit 35 % in das Gesamtergebnis zur Abschlussprüfung Kaufmann / Kauffrau für Büromanagement ein.

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5 Kommentare

  • Bei uns, IHK Hannover, dürfen wir sie mitbringen! Sagte die nette Prüferin.

  • Hallo,

    habe auch schon mal mitbekommen, dass wir bei der Prüfung eine unkommentierte Ausgabe der DIN 5008 nutzen dürfen. Da ich mir aber nicht zu 100% sicher war, hatte ich bei der IHK angerufen und sie haben es verneint.
    Verwirrt mich gerade ein wenig. Dürfen wir es denn oder nicht?

    Es wäre für mich echt eine große Hilfe, wenn wir es nutzen dürfen.

    LG
    Esma

    • Hey Esma,

      ich hoffe, du hast die Frage korrekt gestellt und dir den Namen der Person geben lassen. Denn die Aussage ist falsch. Der Beweis folgt gleich.

      Zunächst ein Tipp von mir: wer schreibt, der bleibt! Lasse dir so etwas grundsätzlich schriftlich geben! Niemals telefonisch, denn das kann jederzeit abgestritten werden. Und im Zweifel wird eher dem Mitarbeiter geglaubt als dir. Kannst du das nachvollziehen? Ich bin da ein gebranntes Kind, weil ich in meiner mündlichen Prüfung als Betriebswirt IHK über Themen gefragt wurde, die nicht im Lehrplan standen. Natürlich stritt das der Prüfer ab.

      Hier ist die Quelle, direkt von der IHK: http://www.ihk-aka.de/pruefungen/ap/hilfsmittel. Du darfst die unkommentierte Ausgabe der DIN 5008 jedoch nur für das Prüfungsfach „Informationstechnisches Büromanagement“ verwenden. Gut, bei den anderen Fächern macht das auch keinen Sinn. Aber ich schreibe es mal der Vollständigkeit halber … 😉

      Lieben Gruß,

      der Gripscoach 🙂

      • Hallo,
        Du darfst eine unkommentierte Ausgabe der DIN 5008 zur Prüfung verwenden, habe gerade im März der ersten Teil der gesteckten Abschlussprüfung abgelegt. Habe in Celle/Hannover die Prüfung absolviert.

        Lg Bea

        • Hallo Beatrix,

          danke dir für deinen Hinweis! 🙂

          Liebe Grüße und gigantischen Erfolg für den zweiten Teil deiner Prüfung!

          Dein Gripscoach