Wahlqualifikation Kaufmännische Abläufe in kleinen und mittleren Unternehmen – Mögliche Prüfungsinhalte

In deiner Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement hast du unter 10 möglichen Wahlqualifikationen 2 ausgewählt. Bei deiner Wahl ist die Wahlqualifikation Kaufmännische Abläufe in KMU dabei. Ich stelle dir hier die Abläufe in kleinen und mittleren Unternehmen, mögliche Prüfungsinhalte und den Ablauf deines Fachgespräche bei dieser Wahlqualifikation vor.

Mit der Wahlqualifikation kaufmännische Abläufe in kleinen und mittleren Unternehmen in der Ausbildung zum Kaufmann für Büromanagement bist du zukünftig in kleinen und mittleren Unternehmen gefragt. Kaufmännische Abläufe in kleineren und mittleren Unternehmen sind in jedem Betrieb wichtig. Die Wahl kaufmännische Abläufe in kleineren und mittleren Unternehmen ist die richtige für dich, wenn du dich als kaufmännischer Alleskönner in dem Beruf Kauffrau für Büromanagement verstehst.

Du bist mit dieser Qualifikation besonders fit in verschiedenen organisatorischen Bereichen rund um buchhalterische Fragen. Als zukünftige Kauffrau für Büromanagement kannst du mit dieser Wahlqualifikation insbesondere

• alle Buchungsvorgänge erledigen, die in einem KMU Unternehmen anfallen.
• Forderungen eintreiben und Mahnungen erstellen.
• Angebote kalkulieren und die Kasse führen.
• Gehälter abrechnen.

Anders ausgedrückt: Du hast mit der Wahlqualifikation gute Kenntnisse ...

• in der laufenden Buchhaltung.
• in der Entgeltabrechnung.
• in der betrieblichen Kalkulation.
• in der betrieblichen Auswertung.

In deiner hast Du schon gelernt, was ein kleineres und mittleres Unternehmen ausmacht.

Du erinnerst dich: kleine und mittlere Unternehmen (Abkürzung KMU) ist eine Sammelbezeichnung für solche Unternehmen, die bestimmte Grenzen bei der Beschäftigtenzahl, beim Umsatzerlös oder der Bilanzsumme nicht überschreiten.

Mit deiner Wahl für die Wahlqualifikation Kaufmännische Abläufe in kleineren und mittleren Unternehmen kannst du ein attraktiver Mitarbeiter für viele Unternehmen in Deutschland sein. Rund 96 % aller umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen sind hier KMU.

Nach Bereichen angeordnet geht es in der Wahlmöglichkeit kaufmännische Abläufe in kleineren und mittleren Unternehmen um folgende Ausbildungsinhalte:

Mit der Wahlmöglichkeit kaufmännische Abläufe in kleinen und mittleren Unternehmen hast du den Überblick über die finanzielle Situation deines Unternehmens. Du führst die Bestands- und Erfolgskonten und nimmst verschiedene Buchungen vor. Das Mahnwesen kann einen erheblichen Anteil haben. Du lernst, wie du offene Forderungen gegenüber Geschäftspartnern und Kunden den entsprechenden Nachdruck verleihst. Da du auch Angebote kalkulierst, kennt die auftragsbezogenen Kosten. Du hast die Kasse unter dir. Du stellst die Daten für die Entgeltabrechnung zusammen.

Im Detail sollten dir die folgenden Tätigkeiten und Einsatzbereiche vertraut sein:

• Bearbeitung von Buchungsvorgängen
• Führen des Kassenbuches
• Führen von Bestands- und Erfolgskonten
• Verwaltung der offenen Postenliste
• Kontrolle von Zahlungsein- und Ausgängen
• Einleitung von Maßnahmen bei Zahlungsverzug
• Mitwirkung am buchhalterischen Jahresabschluss unter Beachtung verschiedener Fristen
• Erfassung und Pflege von Personalstammdaten
• Erfassung von Prozessdaten für die Entgeltabrechnung
• Ermittlung Entgeltauszahlungsbeträgen unter Berücksichtigung von Steuer-, Sozial- und tarifrechtlichen Bestimmungen
• Erstellung von Unterlagen zu Monats- und Jahresabschluss
• Zuordnung von Kosten nach Verursachung
• Überwachung und Kontrolle von auftragsbezogenen Kosten
• Anwendung der Verfahren von Voll- und Teilkostenrechnung
• Nachkalkulation und deren Auswirkungen auf die Ermittlung einer Nachkalkulation und deren Auswirkung auf den Unternehmenserfolg

Du bist mit den Kenntnissen der Wahlmöglichkeit Kaufmännische Abläufe in kleinen und mittleren Unternehmen auch in der Lage, an der Ermittlung der Unternehmensertragslage mitzuwirken, Abschreibungen und ihre Auswirkung für den Betriebserfolg zu bewerten, Statistiken zu erstellen, Sol-Ist-Vergleiche durchzuführen und betriebliche Kennzahlen zu beurteilen. Du kannst in der Bewertung betrieblicher Vorgänge diese Bewertung anschaulich und verständlich an Dritte übermitteln.

Als angehender Kaufmann für Büromanagement hast allgemein ein Interesse an betriebswirtschaftlichen Themen. In dem Bereich kaufmännische Abläufe in kleineren und mittleren Unternehmen bist du mit einigen Kernfragen konfrontiert, die jedes Unternehmen wirtschaftlich erhalten. Du sitzt mit dieser Wahlmöglichkeit praktisch an der Quelle dessen, was ein Unternehmen erfolgreich macht: der Überblick über die finanzielle Situation, die Kontrolle der Kostenseite und die Einbringung offener Forderungen.

Nach Ablegen deiner schriftlichen Prüfung zum Kaufmann für Büromanagement steht das Fachgespräch an. Mit deiner Anmeldung zum zweiten Teil der Prüfung hast du dich für eine bestimmte formale Variante für das fallbezogene Fachgespräch entschieden. Du hast entweder die Report-Variante oder die klassische Variante gewählt. In beiden Varianten geht es um eine Fachaufgabe zur Wahlmöglichkeit Kaufmännische Abläufe in kleinen und mittleren Unternehmen.

In deinem Betrieb gibt es eine Reihe von offenen Forderungen gegen Geschäftskunden. Dein Unternehmen liefert verschiedene pflanzliche Rohstoffe zur Weiterverarbeitung an andere Unternehmen. Leider wurde das Mahnwesen deines Unternehmens eine Weile vernachlässigt. Du bist jetzt als zukünftige Kauffrau für Büromanagement damit beauftragt die Forderungen erfolgreich einzubringen. Du müsstest hier darlegen können, wie du vorgehen möchtest.
Zum Beispiel so:

1. Du verschaffst dir einen Überblick über die Höhe der offenen Forderungen insgesamt.
2. Du erstellst eine Liste der Schuldner, geordnet nach Prioritäten. Dabei geht es darum, wer schon lange mit der Zahlung säumig ist, wer jetzt erst dazu gekommen ist und wie sich die Höhe der jeweiligen Forderung auf die einzelnen Schuldner verteilt.
3. Du leitest verschiedene Mahnstufen ein. Diese reichen von einer ersten freundlichen Zahlungserinnerung, über eine Mahnung bis hin zur letzten Mahnung sowie der möglichen Einleitung weiterer rechtlicher Schritte (Inkasso, gerichtliches Mahnverfahren, Klage).
4. Du beurteilst nach einem gewissen Zeitraum den Erfolg deiner Maßnahmen und kannst diese in einem Bericht darstellen.

• Du kannst offene Forderungen gewichten und priorisieren.
• Du kennst die Anforderungen an Mahnschreiben.
• Du kennst verschiedene rechtliche Möglichkeiten, Forderungen beizubringen. Dazu gehören beispielsweise Inkassounternehmen, Mahnverfahren vor Gericht und schließlich auch gerichtliche Klagen.
• Du weißt, wann ein Schuldner wie in Verzug kommt. Du kannst auch Vorschläge zu einer gewissen Automatisierung des Forderungsmanagements in deinem Unternehmen machen.

Bei der Bewältigung der Fachaufgabe im Fachgespräch zum Kaufmann für Büromanagement möchten die Prüfer vor allem sehen, wie du systematisch an die Fachaufgabe herangehst.

Dazu gehört

• wie du die Aufgabe planst.
• wie du die Aufgabe durchführst und die einzelnen Schritte definierst.
• wie du deine Vorgehensweise begründen kannst.
• welche Rahmenbedingungen du bei Planung und Durchführung berücksichtigst (da kommen andere Mitarbeiter, Gesetze und organisatorische Abläufe in deinem Unternehmen ins Spiel).
• wie du den Erfolg deiner Maßnahme kontrollierst.
• wie du deine Ergebnisse bewertest.

Diese Aspekte kommen sowohl bei der Report-Variante als auch in der klassischen Variante zum Tragen.

Hast du die Report-Variante gewählt, wirst du von den Prüfern zu deinem vorher erstellten Report befragt. Jedoch sind ebenso Fragen nicht nur zum Report erlaubt, vorausgesetzt, sie passen zur zugrunde liegenden Wahlmöglichkeit.

Hast du die klassische Variante gewählt, hast du die Vorbereitungszeit von etwa 20 Minuten dafür genutzt, den Lösungsweg für eine von zwei Fachaufgaben zu skizzieren und wirst dazu vom Prüfungsausschuss befragt. Du hast im Fachgespräch ca. 5 Minuten Zeit, den Lösungsweg für deine Aufgabe darzulegen. Das ist die Einleitung ins Fachgespräch. Danach wird der Prüfer mit seinen Fragen starten, damit ein echter Dialog entsteht. In der Regel kannst du mit deiner Lösung fortfahren, falls du noch nicht fertig ist. Bis, ja, bis zur nächsten Unterbrechung ... Das ganze dauert maximal 20 Minuten.